La gestión eficaz del tiempo en la empresa (I)

Como conclusión de varios de los seminarios a los que hemos acudido recientemente en los que se intenta hacer una gestión eficaz del tiempo, algo que sin duda es limitado, en estos momentos en los que cualquier gestión se ha complicado de forma exponencial con respecto a hace unos años y la predisposición a resolver problemas por parte de las partes es infinitamente menor.

Exponemos unas ideas que tanto a compañeros profesionales como a cualquier organización entendemos le pueden ser útiles a la hora de gestionar eficazmente el tiempo.

Por nuestra parte intentamos aplicar y seguir de una forma estricta estas recomendaciones, algunas de ellas ya probadas por nosotros desde hace años y otras fruto de la experiencia de otros.

Puntos clave para una gestión eficaz del tiempo

En todo despacho profesional, independientemente de la complejidad del mismo en cuanto a su organigrama, así como de la actividad desarrollada, se debería de trabajar o tener en cuenta unos protocolos de actuación para las situaciones específicas más comunes que pudieran surgir y otros para temas más genéricos. Basados en la experiencia de hechos pasados, abierto a cambios y realidades presentes, es decir una continuada evaluación de los métodos de trabajo y sus respuestas para no estancar la actividad.

Relación entre compañeros

Entre los puntos más importantes se encuentra la relación entre compañeros, que cada uno tenga su cometido bien definido es fundamental, pero en momentos puntuales y por demanda del trabajo puede requerirse colaboración en otras áreas o puestos que no son los habituales. De producirse este tipo de colaboración, ésta debe ser rápida y sólo debe hacerse en momentos puntuales, por lo que de ser una tónica habitual habría una mala estructuración de tareas dentro del despacho.

Es fundamental que dentro de un mismo ámbito de actividad dentro de la empresa los cargos superiores, puedan delegar tareas de mayor o menor importancia, que les libere del actividades con menos producción.

Reuniones de grupo

La reuniones periódicas de grupo, en momentos de menor requerimiento o demanda de actividad por los clientes, ésto suele suceder los viernes, no parece adecuado fijar estas reuniones para un lunes por la mañana cuando los problemas suelen llegar uno detrás de otro.