Cómo hacer una gestión eficaz del tiempo en la empresa (II)

Continuamos hablando de la gestión eficaz del tiempo en la empresa y la importancia de organizarse bien la Agenda de Trabajo.

Fijar una agenda de trabajo con los puntos claves del día, semana y mes como mínimo, que no deben ser alterados por los acontecimientos que vayan surgiendo, de ocurrir un imprevisto se valora y sopesa y si podemos dar una solución inmediata se explica al cliente,  este en la mayoría de los casos lo entiende y comprende.

La agenda de planificación, todo profesional debe cuidarla con mucho detalle y conocerla en todo momento, exponer que debe realizarse todos los días, ser realista y marcarse unos objetivos que se puedan cumplir.

No fijar demos de fijar en la agenda más del 50% del tiempo, con los puntos anteriormente citados, porque como hemos dicho y aunque surjan imprevistos a valorar sobre su importancia, habrá muchos sobre los que no se pueda demorar respuesta o eludirlos (visita de cliente inesperada), por tanto no cubrir más de un 50% de la agenda nos hará ser más eficaces al comprender las limitaciones del tiempo.

Tener en cuenta la regla de Pareto de 80/20, es decir, el 20% de las acciones representas en 80% de los resultados y viceversa.

Un procedimiento para establecer prioridades es volcar primero sobre papel, las actividades a desarrollar, ordenándolas después, porque es imposible volcar y ordenar al mismo tiempo.

Fomentar la relación entre los compañeros fuera del área de trabajo con la única regla de no hablar del trabajo, un «pisco» cada cierto tiempo es una actividad que bien organizada une.

El cerebro si no descansa tiende a distraernos cambiando continuamente de actividad sin poder cerrar ninguna gestión, creando una sensación de descontrol e inseguridad. El haber establecido prioridades es fundamental a la hora de evitar posponer actividades que igual no nos son tan gratificantes a la hora de realizar.

Por último y no menos importante, obligados momentos para desconectar, es la única e imprescindible forma de rendir al máximo. No desconectar por carga de trabajo sea un acontecimiento puntual, seguido de un merecido descanso fortalecedor, esto es fundamental y a la larga de no cumplirse pasará factura en el rendimiento.

Y hasta aquí concluyen nuestros consejos pero seguro que tu puedes aportar alguna otra fórmula que te funcione para hacer una gestión eficaz del tiempo en la empresa, cuéntanosla.